ビジネスで選ばれる人材のメール術 5選 - Let’s enjoy ワーママスタイル✈︎✈︎✈︎

こんにちは、シンガポール弾丸出張から帰ってきて、足の裏が痛くなってしまった上に、高校生以来の大きな大きなにきびが出来てしまった武者小路カオリです。

✈︎✈︎✈︎シンガポールに香港経由で到着し、翌日会議とワークショップに参加、その当日の夜の便で帰国便に乗るという弾丸っぷりを発揮しました。

☝︎その様子を動画にまとめてみたので、後日お知らせ致しますね！

今回は、読まれるメール、選ばれる人材についてです。

昨今、Eメールは当たり前の時代になりました。プライベートでビジネスでも使っていますよね！

（今やLINEやKAKAOトークが簡単なやりとりにはもってこいとなっていますが…）

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特にビジネスシーンでは、毎日メールを読んでそこから仕事が始まるパターンが多くないですか？
私も、社会人になってオフィスで働く様になってからタイピングがかなり鍛えられました。

簡単に送れるからこそ、上司への報告、社内連絡、取引先へのメールなどどんなときもメールが大活躍です。

ただ、大きな問題が生まれています。それは…

読むのが面倒くさい！！！

と、一目で読むのが面倒臭そうなメールの内容、見てくれがかなり多いです。
私の会社でもそんな読む気が失せるようなメールがたくさん飛んで来ます。

ある先輩社員に、わからない事があったので質問しにいったら、

●年●月●日○時○分頃送ったメールに書いてましたよ…

と返してくる始末です。
私は心の中で、

あんたのメールはだらだら書いていて、読み辛いし目を通すのみやねん。

とぼやいています。

“メール送ったもん勝ち”な社会に私はメスを入れたい。

メール読んでもらいたかったら、読む人の気持ちを考えたメールを作成する社会に常識を変えて行きたい！！

1. 読み易いフォント

私は、明朝体が好きじゃないです。何か読みにくいし、堅い印象が伝わるからです。
ただ、会社によって、決められたフォントでメールを書く、というところもあるのでしょうか。私の勤務先は、お詫び状や招待状など外部に出すレター類に使用するフォントは決められています。
社内メールは決められていないので、自分で色々探した結果、
MS PGothic/Meiryo UI が読み易いですね。明朝はデフォルト設定になっていて楽ですが、見ていて自分らしくないので気持ち悪いのですぐ今お気に入りのMeiryo UIに変えてしまいます。

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2. 送る相手の状況把握

まずは、この事を念頭に置きましょう。

例1）上司
かなり忙しい人ですね。とにかくメールをTOでもCCでももらう立場の人なので上司になったらメールのハンドリングスキルを身に付けないといけませんね。
私が、上司に送るときは、とにかく端的に送ってうんざりする見た目と内容は送りません。時間をとってあげるのは難儀ですからね。
想像して下さい。自分の2倍以上もメールを受けて理解していかないといけない事を…

例2）同僚（内勤）
ずっとPCと向き合っている人がほとんどなので割と読んでくれます。それでも面倒臭いメールを読むのは嫌です。

例3）同僚（外回り営業）
外出中は、私の経験ではiPhoneでメールを読んでいました。
PCで読むのと違い、画面が小さいのですぐ改行されたりして、この属性の人達もメールを読むのがただでさえ面倒な人達です。

例4）取引先
外部の人なので割りと社内向けのメールよりフォーマルにメールを作る必要があります。そして、外部からのメールは大切に扱うので割りと読まれ易いかと思います。

例5）顧客（レセプションで会った、など）
こちらは、かなり丁寧にメールを書く相手になってくると思いますが、ありきたりなメールを書くとうんざりされます。特に印象的なメールを書く必要があります。

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3. 挨拶文は必要か？

「○○さん、
お疲れ様です。」

これをかつての私は確実に毎回社内メールに付けていました。でも、近年、情報が多すぎて、必要な事だけをメールに書くようにしています。
“お疲れ様です。”のたったの７文字が目障りになってきたからです。

要る？日本の文化だから？

要らんのちゃう？

と自問自答した結果、付けないことになりました。

メールは一画面で言いたい事が伝わるように書くように心がけています。お疲れ様です。の文字がなくなれば、より見た目的にも綺麗になりますし、必要な事が浮かび上がってくる気がします。

4. 一目でわかるメールとは？

上の項目で書きましたが、一画面で伝わる見た目と内容をまとめて書き上げるメールが良いです。

段落を使ったり、
小見出しをつかったり、
要点でまとめたり…
スクロールさせる時間も省いてあげる事です。

何でもつらつら書く事は、簡単に出来ます。けれども、伝わるメールを書く事には頭が要ります。要約することを学ばないといけません。

そのメールを送る意味。
読んだ人にどう動いて欲しいのか。
何を伝えたらそのメールの意味が成るのか。

この事を常に念頭に置いてメール作成→送信して下さい。

上司にも同僚にも良い気持ちで読んでもらえる事であなたの意見が通り易くなり、信頼度が増します。そして、選ばれる存在として確立されるわけです。
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5. とどのつまり件名で

件名に内容を詰め込むとかなり高得点です。
Outlookの設定にもよりますが、メールが届いたらポップアップ通知される機能がありますよね。
メールを開けなくても、そのポップで連絡受け取れると忙しい人は大変助かるものです。

出来るだけ、件名に内容を一言でまとめましょう。